La compliance (ou conformité) désigne le respect des lois, des réglementations, des normes et des standards applicables à une entreprise ou à une organisation. Cela implique d’agir en conformité avec les règles établies pour garantir l’intégrité des opérations commerciales et minimiser les risques juridiques, financiers et réputationnels.
Définition de la compliance
La compliance englobe un large éventail de domaines et de réglementations.
La conformité légale correspond au respect des lois et réglementations en vigueur dans le pays ou les pays où l’entreprise opère. Cela peut inclure des lois sur la protection des consommateurs, la protection des données, la lutte contre la corruption, la santé et la sécurité, etc.
Certaines industries sont soumises à des réglementations spécifiques établies par des organismes de réglementation. Par exemple, les institutions financières sont tenues de se conformer aux réglementations émises par les autorités de régulation financière.
De nombreuses industries ont des normes et des pratiques recommandées qui visent à assurer la qualité, la sécurité et l’éthique des produits et des services. Les entreprises doivent se conformer à ces normes pour maintenir leur réputation et leur compétitivité.
Il s’agit également de respecter les lois fiscales et de se conformer aux obligations fiscales, telles que le paiement des impôts, la tenue de registres appropriés et la soumission des déclarations fiscales.
Ethique
En plus des aspects juridiques et réglementaires, la compliance peut également impliquer des principes éthiques et des codes de conduite. Cela peut inclure des politiques contre la discrimination, le harcèlement, la fraude ou les conflits d’intérêts.
Pour assurer leur compliance, les entreprises peuvent mettre en place des programmes de compliance comprenant des politiques et des procédures, des formations, des audits internes, des mécanismes de signalement des infractions, et des sanctions en cas de non-respect des règles établies.
Il est important de noter que les exigences en matière de compliance varient selon les pays, les industries et les spécificités de chaque organisation. Il est donc essentiel de se tenir informé des réglementations applicables et de travailler en étroite collaboration avec des professionnels juridiques et de la compliance pour garantir une conformité adéquate.
Comment réaliser une compliance ?
La mise en place d’un programme de compliance efficace dans une entreprise implique plusieurs étapes clés.
Après une évaluation approfondie des risques auxquels une entreprise est exposée, il est important d’identifier les lois, réglementations et normes applicables, ainsi que les risques potentiels tels que la fraude, la corruption, le blanchiment d’argent, la violation de la confidentialité des données, etc. Cette évaluation vous permettra de comprendre les domaines où une conformité est essentielle.
La mise en place de politiques et de procédures de conformité claires et détaillées doit couvrir tous les aspects pertinents de son activité. Ces politiques doivent être alignées sur les lois et réglementations en vigueur, ainsi que sur les normes de l’industrie. Elles doivent définir les attentes de l’entreprise en matière de conformité et fournir des directives spécifiques sur la manière dont les employés doivent se comporter et prendre des décisions conformes.
L’organisation de programmes de formation réguliers pour sensibiliser les employés aux politiques et procédures de conformité est important pour qu’ils comprennent les risques auxquels ils sont confrontés et les conséquences de la non-conformité. L’encouragement à la culture d’éthique et de conformité au sein de l’entreprise peut se faire en favorisant la communication ouverte et en incitant les employés à signaler les violations potentielles.
Des mécanismes de contrôle interne permettent de surveiller la conformité de manière continue. Cela peut inclure des audits réguliers, des revues de conformité, des tests et des vérifications indépendantes. Des canaux de signalement permettent aux employés de signaler les violations ou les problèmes de conformité de manière confidentielle.
Due diligence sur les tiers
L’établissement de procédures pour évaluer et gérer les tiers avec lesquels l’entreprise interagit, tels que les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les consultants.
La réputation des tiers et leur respect des règles de conformité doivent être vérifiés. Des accords contractuels clairs qui stipulent les attentes en matière de conformité peuvent l’encadrer de même que la mise en place de suivi régulier pour s’assurer qu’ils respectent ces engagements.
Les procédures pour traiter les violations de conformité inclut des sanctions disciplinaires pour les employés non conformes, des mesures correctives pour remédier aux problèmes identifiés et des améliorations des politiques et des procédures de conformité en fonction des leçons apprises.
L’amélioration régulière d’un programme de compliance assure qu’il reste à jour et efficace en tenant compte des changements dans les lois et les réglementations, les risques émergents et les meilleures pratiques de l’industrie.